Kavram olarak ERP nedir sorusuna yeni cevap bulmuş biriyseniz ERP dünyasının derinlerine daldıkça pek çok farklı kavram ve terim ile karşılaşırsınız. ERP Yazılımı Seçim Süreci ve ERP Proje Yönetimi Sürecine girdiğinizde başta çözüm sağlayıcı ERP yazılım şirketleri olmak üzere karşınızdaki kurum ve kişilerin ne ifade ettiğini, size ne vereceğini, ne bekleyeceğini daha iyi anlamanız için yazılım lisansı, implementasyon, bakım, özelleştirme ve bulut kavramlarına hakim olmanız gerekir. 

Yazılım lisansı bir yazılım çözümünün bir kuruma ya da son kullanıcıya kullanım hakkının verildiğini kanıtlayan yasal bir kavramdır. Çoğunlukla kullanım sözleşmeleri ile lisanslanan yazılımların kullanım haklarının verilmesinde bu sözleşmeler yeterli olabileceği için lisansın basılı bir belge olması zorunlu değildir.  Yazılım çözümlerin ait kaynak kodları, obje kodları tüm dünyada telif hakları kanunları ile koruma altına alınmıştır. Lisanslamanın içeriğine ve kapsamına göre kullanım hakkı kullanıcı bazlı, sunucu bazlı, belli süreli veya sınırsız süreli olabilir.

ERP yazılımları paket yazılımlar değildir. Bu sebeple satın aldığınız anda şirketinizde kullanmaya başlamanız için ERP programı içerisinde şirketinize uygun parametrik tanımlamaların, ayarların (settings) yapılması dahası bazı özel ihtiyaçlarınızın karşılanabilmesi için satın aldığınız ERP yazılımı üzerinde ek kod geliştirilmesi dahil bir dizi çalışmaya ihtiyaç vardır. Bu işlemlerin bütününe implementasyon denir. 

Tipik bir ERP yazılım projesi ihtiyaç analizi, yazılım kurulumu, ERP proje ekibinin eğitimi, ERP sistemi üzerinde şirketinize özel gerekli ayarlamaların, parametrik tanımların yapılması, süreç tasarımlarının ve onay mekanizmasının hayata geçirilmesi, ek kod geliştirimi, veri aktarımı, test, kullanıcı eğitimleri ve canlıya geçiş gibi aşamalardan oluşur. ERP projeleri kapsamında verilen bu hizmetler lisans bedelinden ayrı olarak firmalardan talep edilir.

ERP yazılımları dinamik ve yaşayan sistemlerdir. Onlarca yüzlerce belki de binlerce kullanıcı her gün ERP sistemine veri girerler ve operasyonlarını yürütürler. Böyle dinamik şekilde kullanılan bir sistemin sekteye uğraması işletmelerde işlerin durması anlamına gelebilir. Bu sebeple ERP sistemlerinin düzenli olarak güncellenmesi, kullanıcıya bağlı oluşan veya sistemde yaşanan aksaklıkların hataların giderilmesi çok kritiktir. ERP şirketleri çoğunlukla yazılımı sattıkları lisans bedeli üzerinden belli oranlarda fiyatlandırılan yıllık yenileme ve bakım paketleri sunarlar. Müşteriler bu paketleri satın alarak yeni versiyonlara, ürün güncellemelerine ve hata giderme garantisine sahip olurlar. 

ERP yazılımları tak çalıştır yazılımlar değildir. Özelleştirme ERP programı içerisinde sizin şirketinize, süreçlerinize, operasyonlarınıza uygun düzenlemelerin yapılması demektir. Özelleştirmenin iki yönü vardır. Bunlardan biri satın aldığınız ERP programı içerisinde sunulan özelleştirme araçları ile yapılabilen özelleştirmelerdir ki bu özelleştirmeler olmazsa olmazdır. Özelleştirmenin diğer yönü ürün kaynak kodunda yapılan değişikliklerle veya ürün üzerine ek kod geliştirilerek eklenen yeni fonksiyonlar ve özelliklerdir.

Cloud kavramı internet üzerinden bir servis olarak sunulan bilgi teknolojileri kaynaklarının (bu bir yazılım çözümü de olabilir, sunucu veya barındırma hizmeti de) kullanımı ve geliştirimi olarak tanımlanıyor. Bu kaynaklar kullandıkça öde modeliyle işletmelerin kullanımına sunuluyor ve işletmelerin IT için ayırmaları gereken finans ve iş gücü kaynağını minimuma indiriyor. Örneğin Cloud ERP söz konusu ise ERP çözümünüz şirketiniz bünyesinde değil, bir veri merkezi üzerinde barınıyor. Bulut üzerinde herhangi bir yazılım kullanmaya başladığınızda kendi bilgisayarınıza veya sunucunuza hiçbir şey yüklemeden sadece bir browser üzerinden login oluyor ve kullanıyorsunuz. Yazılımı ve donanımlarınızı buluta taşıdığınızda maliyetlerinizde belirgin düşüş yaşarken IT kaynaklarınızı yönetmek için çaba, zaman ve iş gücü harcamıyorsunuz.