Günümüzde bir ERP platformu veya herhangi bir kurumsal iş yazılımı satın alırken müşteri adaylarına söylenmesi gereken en önemli şey, yapacakları satın almalarda kendilerine sunulan ilk sahip olma maliyetinden ziyade toplam sahip olma maliyetine bakmaları gerektiğidir. 

Toplam Sahip Olma Maliyeti (Total Cost of Ownership – TCO) kavramı ilk olarak 80’li yılların ortalarında Gartner tarafından ortaya atılan bir kavramdır. Dijitalleşmedeki anlamı ise bir işletmenin bir ERP çözümünün kullanım lisansına sahip olması, o çözümü barındırmak için gerekli altyapıyı sağlaması,  kendi iş ihtiyaçlarına uygun hale getirmesi, işletme bütününde aktif ve sorunsuz şekilde ve yüksek performans ile kullanması ve en az 5 yıl içerisinde ERP yazılımını değişen ihtiyaç ve yapılarına uygun olarak kullanmaya devam edebilmesi için ihtiyaç duyduğu tüm sabit ve değişken ürün, hizmet ve iş gücü giderlerinin bir arada hesaplanması demektir. Bunları aşağıda kısaca sizlere iletiyorum. 

1- Yazılım Lisans Maliyeti

Tüm yazılımların lisanslamaları sadece yazılımın o anki mevcut fonksiyonları için yapılır. İşinize uygun hale getirilmesi için gereken çalışmaları, hizmetleri kapsamaz. Günümüz tipik ERP ya da kurumsal iş yazılımı lisanslamalarında temelde genel kabul görmüş iki model bulunmaktadır. Bunlardan biri genellikle on-premises olarak adlandırılan lisanslama modeli diğeri ise Cloud tabanlı sistemlerle özdeşleşen yazılımın bir hizmet olarak kullanıldığı SaaS (Software as a Service)  lisanslama modelidir.  

2- Altyapı Maliyeti

Eğer On-Premises yani yazılım çözümünü kendi sunucularınızda barındıracağınız bir lisanslama ile yazılıma sahip olduysanız bu yazılımın üzerinde koşacağı sunucu ve gerekli altyapı yazılımlarının (veri tabanı, işletim sistemi, uygulama sunucusu v.b.) maliyeti de yine sizin tarafınızdan karşılanması gereken maliyetlerdir.  Tercihinizi Cloud ERP lisanslama olarak kullandığınızda ise tüm bu maliyetlerin ödediğiniz aylık bedellerin içine dahil olduğunu da mutlaka belirtelim. Yazılım tedarikçisi hem yazılımı hem de onun tam performansla çalışması için gerekli altyapı hizmetini size bir arada sunar. 

3- Proje Maliyeti (İmplementasyon ve Özelleştirme)

ERP yazılımlarının tak çalıştır yazılımlar olmadığını hepimiz biliyoruz. Bir ERP çözümünün işletmenizde canlı verilerle kullanılmaya başlanması için ek bazı çalışmalar yapılması gerekir. Satın alacağınız çözümün şirketinizin, süreçlerinizin ve operasyonlarınızın ihtiyaçlarına göre uygulamaya alınması ve özelleştirilmesi için alacağınız hizmetleri için harcanacak efor proje maliyetinde temel belirleyici unsurdur. Bu sebeple proje bedelleri ERP tekliflerinde çoğunlukla Adam/gün süresi X Adam/Gün ücreti olarak size sunulur.

İstatistiklere göre Dünya genelindeki ERP projelerinde 1 birimlik lisans bedeline karşılık 5 birim proje maliyeti (proje yönetimi, implementasyon ve özelleştirme hizmetlerinin toplamı) genel ortalamadır.

 (Devamı yarın)