Vakıf Genel Kurulu Nasıl Yapılır? 2025 Güncel Vakıf Genel Kurulu Rehberi

Vakıfların işleyişinde kritik bir rol oynayan mütevelli heyet (genel kurul), belirli kurallar ve prosedürler dahilinde toplanır ve kararlar alır. Bu rehber, vakıf mütevelli heyetinin toplanma süreçlerini, yetkilerini ve işleyişini detaylı bir şekilde açıklayarak "Vakıf Genel Kurulu Nasıl Yapılır?" sorusuna yanıt vermektedir. 

İlk Toplantı ve Olağan Toplantılar

Vakfın tescilinden sonra, mütevelli heyetinin ilk toplantısı bir ay içinde gerçekleştirilir. Bu ilk toplantının gündemi genellikle vakfın başlangıç işlemlerini ve organizasyonunu içerir.

Mütevelli heyeti, olağan olarak iki farklı dönemde toplanır:

• Şubat ayı içinde: Bilanço ve çalışma raporlarının onaylanması konularını görüşmek üzere bir araya gelinir. Bu toplantı, geçmiş dönemin mali ve operasyonel performansının değerlendirilmesi açısından önemlidir.
• Kasım ayı içinde: Bütçe ve çalışma raporlarının onaylanması ile seçimlerin yapılmasına ilişkin konuları görüşmek üzere toplanılır. Bu toplantıda, gelecek dönemin bütçesi belirlenir ve gerekli organ seçimleri yapılır.

Olağanüstü Toplantılar ve Gündem

Mütevelli heyeti, olağan toplantıların dışında, olağanüstü olarak da toplanabilir. Bu durumlar şunlardır:

• Yönetim kurulunun gördüğü lüzum üzerine.
• Mütevelli heyet üyelerinin en az üçte birinin yazılı olarak yönetim kurulundan talepte bulunması halinde.

Hem olağan hem de olağanüstü toplantılarda, ilan edilen gündemde yer almayan konular görüşülemez. Ancak olağan toplantılarda, divanın teşkilinden hemen sonra, hazır bulunanların en az onda birinin yazılı önerisi ile; senet değişikliği, vakıf organları ile vakfa yükümlülük ve sorumluluklar yükleyecek konular dışında gündeme madde ilavesi mümkündür.

Toplantı tarihi, yeri, saati ve gündemi, toplantı gününden en az 7 (yedi) gün önce imza karşılığı veya üyelere ulaşacak şekilde taahhütlü mektupla üyelere bildirilir.

Toplantı ve Karar Yeter Sayısı

Mütevelli heyeti toplantısı için toplantı yeter sayısı, üye tamsayısının yarısından bir fazlasıdır. Eğer bu çoğunluk sağlanamazsa, toplantı bir hafta sonra aynı gün, saat ve yerde tekrar yapılır. Bu ikinci toplantıda toplantı nisabı, üye tamsayısının üçte birinden (1/3) az olamaz.

Mütevelli heyetin karar yeter sayısı ise, toplantıya katılanların yarıdan bir fazlasıdır. Oyların eşit olması durumunda, divan başkanının oyu iki oy sayılır. Oylamanın ne şekilde yapılacağı ayrıca karara bağlanır. Her üyenin tek oy hakkı bulunur. Toplantıya katılamayacak bir üye, mütevelli heyetten başka bir üyeyi vekil tayin edebilir; ancak bir kişide birden fazla vekalet toplanamaz.

Vakıf senedinde yapılacak değişiklik, düzeltme veya ilaveler için karar yeter sayısı, üye tamsayısının üçte ikisidir.

Yönetim Kurulu: Yapısı ve Görevleri

Yönetim Kurulu, vakfın idare ve icra organıdır. Mütevelli heyetçe iki yıllığına seçilecek 5 asil ve 5 yedek üyeden oluşur. Yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğunun mütevelli heyet üyesi olması zorunludur. Çoğunluk oluşturmamak şartıyla vakıf dışından kişilerin seçilmesi mümkündür.

Yönetim kurulunun ilk toplantısında başkan, başkan yardımcısı ve muhasip üye seçilerek görev taksimi yapılır. Görev süresi bitmeden herhangi bir sebeple yönetim kurulu üyeliği sona eren üyenin yerine, sırasına göre yedek üyelerden biri göreve çağrılır. Yönetim kurulu ayda en az bir kere toplanır. Geçerli mazereti olmadan arka arkaya 3 toplantıya katılmayan yönetim kurulu üyesi, bu görevden çekilmiş sayılır.

Toplantı yeter sayısı yarısından bir fazlası olup, kararlar mevcudun çoğunluğu ile alınır. Oyların eşit olması halinde başkanın oyu iki oy sayılır. Alınan kararlar noter tasdikli karar defterine yazılarak imzalanır.

Yönetim Kurulunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları:

Yönetim kurulu, vakfın amaçları doğrultusunda geniş bir görev yelpazesine sahiptir:

• Vakıf gayesi doğrultusunda her türlü kararı alır ve uygular.
• Mütevelli heyetçe belirlenen genel politikalar ışığında, vakıf faaliyetlerinin düzenli ve verimli olarak yürütülmesini sağlar, iç mevzuat tasarılarını hazırlar ve mütevelli heyetin onayına sunar.
• Vakıf malvarlığının değerlendirilmesi ve yeni mali kaynaklara kavuşturulması hususunda çalışmalar yapar.
• Vakıf tüzel kişiliği adına, bütün gerçek ve tüzel kişilerle hukuki, mali ve sair konularda gerekli girişimlerde bulunur ve işlemler yapar.
• Gerekli hallerde vakfa müdür atar, vakıf genel sekreterliği veya benzeri yardımcı birimler oluşturur ve gerektiğinde görevlerine son verir.
• Vakıfta istihdam edilecek personeli belirler, atamasını yapar, ücretlerini tayin eder, gerektiğinde işlerine son verir.
• İlgili mevzuat hükümleri çerçevesinde, yurtiçinde ve yurtdışında şube ve temsilcilik açılmasına ve kapatılmasına karar verir.
• Vakfın muhasebe işlerini takip ve kontrol eder, hesap dönemi sonunda gelir-gider cetveli ve bilançoların düzenlenerek ilgili idareye gönderilmesini ve ilanını sağlar.
• Mütevelli heyetin kabul ettiği yıllık bütçeyi uygular.
• Mütevelli heyet toplantıları ile ilgili hazırlık işlemlerini yerine getirir.
• Mütevelli heyet toplantılarında, döneme ait vakıf faaliyet raporunu ibraya sunar.
• İlgili mevzuat ile vakıf senedi ve vakıf iç mevzuatının gerektirdiği diğer görevleri yapar.

Vakfın Temsili

Vakfı yönetim kurulu temsil eder. Yönetim kurulu bu temsil yetkisini yönetim kurulu başkanı ve başkan yardımcısına devredebilir. Ayrıca, genel veya belli hal ve konularda, belirteceği esaslar dahilinde kendi üyelerinden bir veya birkaçını, yetkili memur ve memurlarından herhangi bir veya birkaçını, temsilci veya temsilciliklerini, herhangi bir sözleşmeyi akdetmeye, mukavele, hukuki belge veya senedi vakıf nam ve hesabına tanzim ve devretmeye yetkili kılabilir.

Denetim Kurulu

Denetim kurulu, mütevelli heyet adına vakfın faaliyet ve hesaplarını denetlemek için kurulmuş bir organdır. Mütevelli heyetçe kendi içinden veya çoğunluk oluşturmamak üzere dışarıdan iki yıl için seçilecek 3 kişiden oluşur. Ayrıca 2 yedek üye seçilir. Herhangi bir sebeple ayrılan asıl üye yerine yedek üye göreve çağrılır.

Denetim kurulu, incelemelerini tüm defter, kayıt ve belgeler üzerinde yapar. Hesap dönemi itibarıyla düzenlenecek rapor, mütevelli heyet toplantısından en az 15 (on beş) gün önce mütevelli heyete gönderilmek üzere yönetim kuruluna verilir.

Huzur Hakkı

Kamu görevlileri dışındaki yönetim ve denetim kurulu üyelerine huzur hakkı veya ücret verilip verilmeyeceğini, verilecekse bunun miktarını mütevelli heyet belirler. (Üyeler arasında kamu görevlisi bulunması halinde 5072 sayılı Dernek ve Vakıfların Kamu Kurum ve Kuruluşları ile İlişkilerine Dair Kanunun 2'nci maddesinin (e) fıkrası gereğince huzur hakkı ödenmeyecektir).

Vakfın Gelirleri ve Harcamaları

Vakfın gelirleri çeşitlidir ve şunları içerir:

• Vakfın amacına uygun her türlü şartlı, şartsız bağışlar ile yardımlar.
• Vakıf faaliyetlerinden elde edilecek muhtelif gelirler.
• İktisadi işletmeler, iştirakler ve ortaklıklardan sağlanacak gelirler.
• Vakıf menkul ve gayrimenkulleri ile diğer varlık ve haklarının değerlendirilmesi ile sağlanacak gelirler.

Vakıf gelirlerinin tahsis ve sarf edileceği yerler ise şu şekildedir: Vakfın yıllık brüt gelirlerinin en az üçte ikisi vakfın amaçlarına, kalanı yönetim ve idame giderleri ile ihtiyata ve vakıf malvarlığını artırıcı yatırımlara tahsis ve sarf olunur. Detaylı bilgi için Yenigün Gazetesi 0 212 514 08 18