Kooperatif Genel Kurul Toplantısı Nasıl Yapılır? 2025 Güncel Kooperatif Genel Kurul Toplantı Rehberi

Yapı kooperatifleri ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantıları, Türk Ticaret Kanunu ve Kooperatifler Kanunu çerçevesinde belirli usul ve esaslara tabidir. Bu toplantıların geçerliliği için Bakanlık Temsilcisi görevlendirilmesi zorunludur. İşte bu süreçle ilgili bilmeniz gerekenler… 

Genel Kurul Toplantısı Zamanlaması ve Çağrı Süreci

Yapı kooperatiflerinde olağan genel kurul toplantılarının her yılın ilk 6 ayı içinde (Haziran ayı sonuna kadar) ve en az yılda bir kez yapılması şarttır.

Genel kurul çağrısı, ana sözleşmede belirtilen şekil ve surette yapılmalıdır. Çağrının toplantı gününden en az 30 gün önce ve en çok iki ay içinde yapılması gerekmektedir. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamaması durumunda, ikinci toplantının tarih, saat ve yeri, ilk çağrıda belirtilerek yeni bir bildirime gerek kalmadan duyurulabilir. Ancak, toplantılar arasında en az 7 ve en fazla 30 gün süre bulunmalıdır. İkinci toplantı için de İl Müdürlüğüne ikinci bir dilekçe ile yeniden temsilci talebinde bulunulması zorunludur. Sürelerin hesabında duyuru ve toplantı günleri dikkate alınmaz.

Genel Kurul Öncesi Başvuru Süreci

Bakanlık Temsilcisi görevlendirme başvurusu sırasında "G-EK-1" dilekçesi kullanılmalı ve aşağıdaki ek belgelerle birlikte sunulmalıdır:

1. Çağrı Kararının Örneği (Noter Onaylı): Yönetim kurulu, denetim kurulu, tasfiye memurları, üst birlik yönetim kurulu kararı veya kesinleşme şerhli mahkeme kararı.
2. Yetkili Olduğunu Gösteren Güncel Belge: Başvuru sahiplerinin ticaret sicil memurluğundan alacakları, kooperatifi temsile yetkili son yönetim kurulu üyeleri olduklarını gösterir belge. (Bu belgede yetki başlangıç ve bitiş tarihleri belirtilmelidir.) Azınlık tarafından çağrı yapılıyorsa, çağrı iznini veren kesinleşme şerhli mahkeme kararı gereklidir.
3. Toplantı Gündemi (Noter Onaylı).
4. Vezne Alındı Makbuzu Aslı: Dilekçe ve eklerinin kabul edildiğini gösteren makbuz alındıktan sonra Beşiktaş Mal Müdürlüğüne yatırılacaktır.

Dilekçe ve ekleri, genel kurul toplantı tarihinden en az 15 gün önce İl Müdürlüğüne eksiksiz ve doğru bir şekilde teslim edilmelidir.

Önemli Not: 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu'nun 47. maddesine göre yapılan genel kurul toplantıları için de Bakanlık Temsilcisi görevlendirmesi zorunludur. Bu tür toplantılar için 15 günlük süre şartı aranmamakla birlikte, yönetim kurulu kararı alınmalı ve dilekçede toplantının 47. maddeye göre yapılacağı belirtilmelidir.

Kanunen Dağılmış Kooperatifler ve Bakanlık Temsilcisi

Üç yıl üst üste genel kurul toplantısı yapmayarak kanunen dağılmış sayılan kooperatiflerin genel kurul toplantısı için Bakanlık Temsilcisi başvurusu yapmaları durumunda, toplantı gündeminde tasfiye kararı alınmasına yönelik bir madde bulunması zorunludur. Aksi takdirde temsilci görevlendirilmez. Ancak, faaliyetlerinin devam ettiğine dair mahkeme kararı bulunması halinde temsilci atanabilir.

Genel Kurul Sonrası Yapılması Gerekenler

Genel kurul toplantısı sonrasında, aşağıdaki belgelerin İl Müdürlüğüne teslim edilmesi gerekmektedir:

1. Çağrı Listesi Aslı: Yetkili iki kişinin ıslak imzasıyla (iadeli taahhütlü davet mektubu listesi, elden imza karşılığı teslim listesi veya gazete ilanı).
2. Genel Kurul Toplantı Tutanağı (G-EK-2): Divan üyeleri tarafından ıslak imzalı aslı veya noter onaylı örneği.
3. Yönetim Kurulu Faaliyet Raporu (G-EK-3).
4. Denetim Kurulu Raporu (G-EK-4).
5. Hazirun Listesi (G-EK-5): Yönetim Kurulu ve Divan Üyeleri tarafından ıslak imzalı aslı.
6. Bilanço ve Gelir-Gider Cetvellerinin Yönetim Kurulunca İmzalı Aslı ve Damga Harcı Makbuzu: Damga harcı ilgili vergi dairesine yatırılacaktır.
7. Yevmiye Defterinin Son Kayıt ve Kapanış Tasdiki Fotokopisi: Gelir-gider tablosunun düzenlendiği hesap dönemine ilişkin yevmiye defterinin son kayıt ve noterce yapılan kapanış tasdikini içeren sayfasının fotokopisi veya aslı gibidir ıslak imzalı kopyası.
8. Genel Durum Bildirim Formu (G-EK-6): Seçim varsa, yönetimce ıslak imzalı.
9. Mal Bildirim Formu (G-EK-7): Seçim varsa, yönetim kurulu üyeleri tarafından kapalı zarf içinde bir dilekçe ekinde verilecektir.

Raporların ve Tutanakların Düzenlenmesi

• Genel kurul toplantı tutanağı, toplantının yapıldığı yerde düzgün ve okunaklı biçimde (mümkünse bilgisayar ortamında) yazılıp imzalanmalıdır.
• Yanlış yazılan kelime, rakam ve satırlar karalanmamalı, okunacak biçimde tek çizgiyle iptal edilerek yanına parantez içinde "(çizildi)" denilerek doğrusu yazılmalıdır.
• Ay adları ve sayılar rakamla değil yazıyla yazılmalı; tutanakta sonradan ilaveler yapılmasına imkân verebilecek boşluklar olmamalıdır.
• Tutanağın başlangıç ve bitiş saatleri mutlaka belirtilmelidir.
• Yönetim kurulu ve denetim kurulu raporları, ilgili tebliğ hükümlerine uygun olarak düzenlenmelidir. Bu esaslara uygun düzenlenmeyen raporlar genel kurulda görüşülemeyecek ve kabul edilemeyecektir.
• Raporların tebliğ hükümlerine uygun olmaması, yönetim ve denetim kurullarının ibra edilmediği anlamına gelmez. Bu durumda, ibraya ilişkin menfi veya müspet bir genel kurul kararı olmayacağından, mevcut üyelerin aynı organlara tekrar seçilmesi mümkündür.

Yevmiye Defteri Kapanış Tasdiki ve Hukuki Sonuçları

Yevmiye defterinin noter kapanış tasdikinin Türk Ticaret Kanunu'nun 70/son maddesine uygun olmadığının tespit edilmesi halinde, Türk Ticaret Kanunu'nun 67. maddesi hükmü gereğince ilgili Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulacaktır.

Toplantı gününden itibaren en geç 15 gün içinde, istenilen belgelerin onaylı birer örneği, kooperatifin ticaret siciline tescil edildiği yerdeki Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğüne tevdi edilmelidir. (Ana sözleşme 41. madde).

Bu rehber, yapı kooperatifleri ve üst kuruluşlarının genel kurul süreçlerini eksiksiz ve yasalara uygun bir şekilde yürütmelerine yardımcı olmayı amaçlamaktadır. Tüm adımların titizlikle takip edilmesi, olası hukuki sorunların önüne geçecektir. Detaylı bilgi için Yenigün Gazetesi 0 212 514 08 18