ERP, CRM gibi kurumsal çözüm satın almalarında çoğunlukla bugünkü ihtiyaçlar göz önüne alınır, çözümün ilk yatırım maliyeti seçim aşamasında en temel kriterlerden biri olur. Diyelim ki ERP satın aldınız bu çözüm en kötümser tahminle en az 5 yıl sizin şirketinizde sizinle birlikte yaşayacaktır. Peki, bu 5 yıl içerisinde siz işinizi büyütür, geliştirirken elinizdeki çözüm de sizinle bir büyüyüp, serpilebilecek mi? İşte biz buna kurumsal yazılım dilinde "Ölçeklenebilirlik" diyoruz…

Yazılımın ölçeklenebilirliği kritik bir konudur. Aldığınız çözüm sizin bugününüzü kurtarırken yarınınızı da planlayıp yönetmenize imkan sunmalı.

Ölçeklenebilir bir çözüm almadığınızda ERP sistemindeki eksikliklerinin üstesinden gelmek ve yeni fonksiyon ve modüllere sahip olmak için yüzbinlerce Dolar harcamaya devam etmeniz çok muhtemeldir. Ya da yazılımın sınırlı yetenekleri nedeniyle büyüme fırsatlarını kaçırabilir veya kendinizi frenlersiniz. Ya da harcadığınız onca parayı göz ardı edip yeni bir yazılım çözümüne yönelirsiniz. Siz en iyisi mi gelin en baştan doğruyu yapmak için yazılım satın alırken aşağıdaki kriterlere göre ölçeklenebilirliğini değerlendirin.  

Kullanım Oranı ve Veri Yükü

Kullanım oranınız arttıkça yazılımınız sizi desteklemeye devam etmelidir.

Yazılımı kullanım oranınız arttığında, depoladığınız veriler hızla çoğaldığında elinizdeki çözüm buna nasıl cevap verecek? Kullandığınız yazılımın mimarisi iş, işlem ve veri hacminiz büyüdükçe gerekli altyapı yatırımlarını sağlayarak performanstan ödün vermeden yola devam edebileceğiniz şekilde kurgulanmış olmalıdır. ERP uygulama sunucularının yüksek performansından faydalanan çok katmanlı bir kurulum mimarisine sahiptir. Cluster ve Load Balancing özelliği sayesinde birden fazla hatta onlarca sunucu bir arada çalışarak ERP sisteminizi destekleyebilir. İşleriniz kesintiye uğramaz, verilerinizi kümelendirerek sonsuz bir büyüme sağlarsınız. Ayrıca sistem kullanım oranı en tepe noktasında (peak usage) olsa dahi ERP’nin caching özelliği sayesinde en çok kullanılan verilere, fonksiyon ve uygulamalara daha hızlı erişirsiniz.

ERP yazılımınızın web tabanlı olma özelliği sayesinde kullanıcılar sisteme sadece bir web tarayıcı aracılığıyla erişir. Web tarayıcılar, ölçeklendirilmiş ve dağıtılmış bir uygulamaya aynı anda milyonlarca kullanıcının erişmesine imkan sunar. Web tarayıcıların bu özelliği ERP’nizin ölçeklenebilirliğinin bir diğer garantisidir.

Kullanıcı Sayısı

Dilediğiniz kadar kullanıcıyı sisteme eriştirebilmeniz gerekir.

Yazılım ölçeklenmesinde bir diğer önemli konu kullanıcı sayısının arttırılabilirliğidir. Elbette kullanıcı sayısını arttırmak neredeyse tüm ERP çözümleri için temel bir özelliktir. Burada çözümleri birbirinden ayrıştıran şey sizin yeni kullanıcılar için katlanmanız gereken maliyet ve iş yüküdür.

Fonksiyonalite

Kullandığınız yazılım işiniz ve iş çevrenizde yaşadığınız değişimlere, yeni gereksinimlerinize cevap verebilecek esneklikte, kapsamda ve geliştirilebilir yetenekte olmalıdır.

İş akışları – Süreçler: Küçük işletmeler büyüdüklerinde süreçleri de değişir ve gelişir. Kullanıcı sayısının artması süreçlerinizi daha denetlenebilir bir yapıda yönetmenizi zorunlu kılar. ERP içerisinde yer alan süreç tasarım aracı değişen süreçlerinizi birebir hayata geçirebileceğiniz, yeni bilgilendirme ve onaylama mekanizmaları yaratabileceğiniz esneklikte ve kolaylıktadır. Süreci yarattığınız veya değiştirdiğiniz anda sistem bu yeni süreç yapısına göre çalışmaya başlar.

Yen Fonksiyonlar- Modüller: Kullandığınız yazılımın fonksiyon setinin genişliği ve modüllerinin derinliği bugün öngöremediğiniz ihtiyaçlarınızı gelecekte yine aynı yazılım çözümüyle karşılayıp karşılayamayacağınızı da gösterir. Örneğin bugün işletmenizde temel finans ve muhasebe fonksiyonlarına ihtiyaç duyarken gelecekte nakit akış senaryoları yaratma, bütçe yönetimi, risk yönetimi, maliyet muhasebesi gibi alanları kullanmak isteyebilirsiniz. Ya da bu gün proje yönetim aracının belli temel fonksiyonlarını kurumsal projelerinizi yönetmek için kullanırken gelecekte proje bazlı üretim takip etmek isteyebilirsiniz. Bir işletmenin ihtiyaç duyabileceği tüm kurumsal yazılımlar göz önüne alınarak geliştirilen ERP her modülünde sunduğu geniş ve derin fonksiyon seti ile bugünkü ve yarınki ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek şekilde geliştirildi. Biz ona lego gibi yazılım diyoruz. Bugün ihtiyaç duyduğunuzu alın, yarın işinizin gelişen ve değişen ihtiyaçlarına göre diğer ERP modüllerini dilediğiniz zaman üzerine ekleyin ve %100 entegre şekilde kullanmaya başlayın.

Açık Kaynak Kodu ve Geliştirme İmkanı: Evet ERP’nin geniş fonksiyon seti var ancak çok özel ihtiyaçlarınız olduğunda belki de var olan fonksiyonlar size yetmeyecek. Dünyanın en kolay öğrenilen geliştirim araçları Coldfusion ve Java ile ERP kullanıcısı işletmeler diledikleri şekilde ERP’lerini özelleştirebiliyor, yeni ihtiyaçlarına cevap alabiliyor.

Raporlama: Kurumlarda yaşanan büyüme sadece süreçler değil sistemden elde edilen raporların da elden geçirilmesini gerekli kılar. Şirket büyür, operasyonlar gelişir, departmanlar, çalışanlar, lokasyonlar çoğalır ve sorumluluklar da doğal olarak eklenen bu yeni hiyerarşik birimlere dağıtılır, hesap verilebilirlik ve denetim daha önemli hale gelir. Bu da yepyeni raporlama yöntem ve süreçlerine sahip olmanızı gerekli kılar. Satın alacağınız kurumsal bilgi sistemindeki raporlama yeteneklerinin de aynı şekilde işinize uyumlanabilecek yapıda olması gerekir. Bu konuda yapacağınız değerlendirmelerde yazılımın içinde var olan veya entegre olarak sunulan raporlama aracının kullanım kolaylığı, rapor şablonları oluşturma ve paylaşma imkanı, veri görüntülemede kullanılan grafik araçları, raporların farklı formatlarda dışa aktarılabiliyor olması (export) belirleyici olmalıdır.