Dernek Genel Kurul Toplantısı Nasıl Yapılır? 2025 Dernek Genel Kurul Toplantı Rehberi

Dernekler için Genel Kurul toplantıları, derneğin işleyişinin temelini oluşturur. Usulüne uygun yapılmayan bir Genel Kurul, alınan tüm kararları geçersiz kılabilir ve dernek organlarının seçilmemiş sayılmasına yol açabilir. Bu nedenle, Genel Kurul sürecinin eksiksiz ve düzenli bir şekilde yürütülmesi büyük önem taşır. Bu rehberde, dernek Genel Kurul toplantılarıyla ilgili merak ettiğiniz tüm detayları bulacaksınız. Detaylı bilgi için Yenigün Gazetesi 0 212 514 08 18

Genel Kurul Toplantısı Türleri ve Toplantı Yeter Sayısı

Dernek Genel Kurulları, tüzükte belirtilen sürelerde Olağan, bunun dışında ise Olağanüstü olarak yapılabilir. Her iki toplantı türü için de belirli çağrı ve katılım şartları bulunur.

Toplantı Yeter Sayısı Nedir?

Genel Kurul, katılma hakkı bulunan üyelerin salt çoğunluğunun katılımıyla toplanır. Ancak, tüzük değişikliği ve derneğin feshi hâllerinde bu oran üçte iki olarak belirlenmiştir.

Eğer birinci toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamazsa, ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz. Ancak, bu toplantıya katılan üye sayısı, yönetim ve denetim kurulları üye tam sayısının iki katından az olamaz.

• Birinci Toplantı: Dernek tüzüğünde belirtilen genel kurula katılma hakkı bulunan üye sayısının salt çoğunluğu (tüzük değişikliği ve fesih hallerinde üçte iki).
• İkinci Toplantı: Yönetim ve denetim kurullarının asıl üye sayısının iki katından az olmamak üzere üyenin katılımı yeterlidir. Tüzük değişikliği veya fesih gibi konular görüşülecek olsa dahi bu kural geçerlidir.

Olağanüstü Genel Kurul Süreci

Olağanüstü Genel Kurul, yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı başvurusu üzerine yönetim kurulunca toplantıya çağrılabilir. Yönetim kurulu, bu başvuruyu dikkate almazsa, üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hakimi, üç üyeyi toplantıyı çağırmakla görevlendirebilir.

Olağanüstü genel kurul için de tıpkı olağan toplantılarda olduğu gibi toplantının günü, saati, yeri ve gündemi bir kararla belirlenir. Üyeler, en az on beş gün önceden bir gazetede ilan edilerek veya yazılı/elektronik posta ile bildirilmek suretiyle toplantıya çağrılır. Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması durumunda ikinci toplantının tarihi, saati ve yeri de belirtilmelidir.

Önemli Not: Olağanüstü genel kurulun, olağan genel kurul tarihinden kısa süre önce yapılması ve dernek organlarının seçilmesi, olağan genel kurulun tüzükte belirtilen zamanda yapılmasını etkilemez.

Divan Heyeti ve Oy Kullanma Hakkı

Yönetim ve Denetim Kurulu Üyeleri Divan Heyetine Seçilebilir mi?

Dernek organlarında görev alan üyelerin divana seçilmesinde, tüzükte aksine bir hüküm bulunmadığı sürece yasal bir engel yoktur. Divan heyeti, genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler arasından seçimle oluşturulur.

Genel Kurul Toplantısında Vekaletle Oy Kullanılabilir mi?

Hayır. Her üyenin genel kurulda bir oy hakkı bulunur ve üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır. Bir üyenin başka bir üyeyi temsilen oy kullanması mevzuata göre mümkün değildir.

Genel Kurul Toplantısı Öncesi ve Sonrası Yapılması Gerekenler

Genel Kurul toplantısının sorunsuz geçmesi ve yasalara uygun olması için belirli adımların atılması şarttır.

Genel Kurul Toplantısından Önce Neler Yapılmalı?

• Yönetim Kurulu, en az 20 gün öncesinden karar defterinde Genel Kurul kararı almalı ve gündem maddelerini belirlemeli.
• Üyelere en az 15 gün önceden duyuru yapılmalı (gazete ilanı, web sitesi duyurusu, e-mail, SMS, elden tebliğ gibi yöntemlerle).
• Hazirun Listesi hazırlanmalı (tüm üyelerin adı ve imza yeri olmalı).
• İç Denetim Raporu hazırlanmalı.
• Faaliyet Raporu hazırlanmalı.
• Mali Gelir-Gider Tablosu hazırlanmalı.
• Oy pusulası ve zarfı hazırlanmalı.
• Başka gündem maddesi varsa belgeleri hazırlanmalı.

Genel Kurul Toplantısından Sonra Ne Yapılmalıdır?

Dernekler, olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen kırkbeş gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren “Genel Kurul Sonuç Bildirimi” formunu doldurarak merkezinin bulunduğu mülki idare amirliğine teslim etmelidir.

• Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; bir adet toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şeklini gösterir liste, her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış 2 adet dernek tüzüğünün son şekli ve Genel Kurul Sonuç Bildirimi, bu süre içinde mülki idare amirliğine verilmelidir.
• Kamuya yararlı dernek statüsü bulunan dernekler ile bilanço usulüne göre defter tutan dernekler, genel kurul sonuç bildirimlerini DERBİS sistemi üzerinden vermek zorundadır. Diğer dernekler ise mülki idare amirliğine elden verebilecekleri gibi, isterlerse DERBİS sistemi üzerinden de bildirim yapabilirler.

Genel Kurul Dosyasında Olması Gerekenler

Genel Kurul sonrası mülki idare amirliğine teslim edilecek dosyada aşağıdaki belgelerin eksiksiz bulunması gerekmektedir:

• Sonuç Bildirgesi
• Divan Tutanağı
• Divan Heyeti Teklifi
• Yönetim ve Denetim Organ İsim Teklifi
• Federasyona üye ise Delege Teklifi
• Tebligat (gazete, yazılı bildirim, SMS, e-mail)
• Hazirun Cetveli
• Gündeme ekleme yapılmışsa, Teklif Yazısı
• Kapalı oy seçimliyse, İsim Pusulası ve Zarf
• Yönetim Faaliyet Raporu
• Denetim Kurulu Raporu
• Gelir-Gider Tablosu
• Tahmini Bütçe

Bu detaylı rehber, dernek Genel Kurul süreçlerinizi hatasız ve düzenli bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır. Başka sorularınız için YENİGÜN GAZETESİ 0 212 514 08 18